Gromadzenie informacji
Gromadzenie informacji powinno rozpoczynać się od wcześniejszego określenia potrzeb informacyjnych w przedsiębiorstwie, w przeciwnym wypadku można spodziewać się zalewu masy danych. Skuteczność gromadzenia zasobów informacyjnych pozyskiwanych z różnych źródeł w znacznym stopniu wzrasta, gdy firma używa własnych sieci jako źródła informacji.
Przedsiębiorstwo gromadzi zarówno informacje wewnętrzne – przekazywane wewnątrz organizacji- jak i, a może przede wszystkim, informacje docierające z zewnętrznego otoczenia firmy.
Gromadzenie informacji nie może być procesem sporadycznym, okazjonalnym i wybiórczym. Musi się ono odbywać w sposób systematyczny i co najważniejsze uporządkowany według ściśle określonych reguł i zasad katalogowania – np. daty pozyskania informacji, daty umieszczenia jej w bazie, zakresu tematycznego, przedmiotu którego dotyczy. Szczególnie jest to ważne przy planowaniu zarówno bieżącej działalności przedsiębiorstwa jak i przy formułowaniu jej strategii. Każdy użytkownik systemu powinien znać zasady, jakie regulują proces gromadzenia informacji, aby w razie potrzeby mógł w szybki i bezproblemowy sposób odnaleźć niezbędne wiadomości.
Należy zwrócić uwagę, iż pozytywnych efektów gromadzenia informacji należy spodziewać się dopiero po długoczasowym procesie gromadzenia i przetwarzania informacji. Tylko taki proces może zapewnić rzetelne i prawdziwe dane, które są użyteczne dla przedsiębiorstwa. Funkcja gromadzenia wiadomości odpowiada w bardzo dużej mierze za zdolność systemu informacyjnego do długofalowego magazynowania i składowania informacji. Wykonywanie tej funkcji jest możliwe dzięki dwu operacjom:
katalogowaniu- ściśle jest ono związane z klasyfikowaniem już zakodowanych informacji
tworzeniu baz danych, poprzez odpowiednie i systematyczne grupowanie informacji w przedsiębiorstwie i tworzenie swego rodzaju wspólnego zasobu wiedzy, możliwej do wykorzystania przez każdego pracownika – użytkownika, który jej w danym momencie potrzebuje do prawidłowego wykonywania swych zadań i podejmowania decyzji.
Informacje mogą być przechowywane i gromadzone w:
- komputerowych bazach danych – są to najczęściej dane cyfrowe przechowywane na dyskach twardych,
- archiwach i katalogach,
- serwerach internetowych,
- bankach danych – uporządkowany i udostępniony w Internecie zbiór informacji,
- na urządzeniach pamięci masowej,
- na dyskach twardych komputerów,
- na dyskach optycznych- CD-ROM, CR-RW, CD-R,
- bibliotekach internetowych – inaczej zwanych cyfrowymi,
- intranecie,
- extranecie,
- repozytoria dokumentów- system zarządzania dokumentami DMS.
